När du skickar ett worddokument
vidare, följer dold information med. Information som du kanske inte vill dela
med dig av.
Det är mycket vanligt att funktionen Spåra ändringar
i Word används på fel sätt på företag och i organisationer.
En chef skickade alltid dokument till sin sekreterare, så
att sekreteraren skulle kontrollera att alla ändringar var OK och att tidigare
text inte var kvar i dokumenten. Ändå kunde medarbetarna se alla ändringarna i
meddelanden chefen la ut på intranätet.
Så här gör du för att skydda
information du inte vill dela med dig av:
Aktivera Spåra ändringar
Spåra ändringar finns på menyfliken Granska i
MS Word version 2007 och senare.
Det finns tre menygrupper på menyfliken Granska som
påverkar funktionen Spåra ändringar.
Först knappen Spåra ändringar (inringat i rött i
bilden nedan) som aktiverar eller avaktiverar om ändringar i ett dokument skall
markeras eller inte. Observera att detta menyval lagras per dokument.
Är funktionen Spåra ändringar aktiverad när du
stänger ett dokument, är Spåra ändringar aktiverat nästa gång dokumentet
öppnas, även på en annan dator.
Visningslägen
Nästa grupp med menyval är inställningar av olika
visningslägen (inringat i blått i bilden).
Det är här problem uppstår.
Många ändrar här till visningsläget Slutgiltigt och
tror att de nu har ändrat och ställt in att dokumentet är klart och att tidigare
ändringar är borttagna. Dessa menyval är bara olika VISNINGSLÄGEN. Det påverkar inte
innehållet i dokumentet, bara hur det visas.
Vilket visningsläge du valt sparas lokalt i din dator. Ställer du in visningsläget Slutgiltigt kommer
inga Spåra ändringar markeringar att visas i Word dokument du öppnar på
din dator. Det var denna inställning som var aktiv på sekreterarens
dator. Sekreteraren tittade på alla dokumentet i visningsläget Slutgiltigt
och tyckte att allt såg OK ut.
Acceptera ändring
För att Spåra ändringar markeringar skall tas bort ur
dokumenten måste du använda knapparna i den tredje och grönmarkerade gruppen i
bilden ovan. Du behöver gå igenom och välja Acceptera eller Ignorera
alla ändringar i texten och även se till att knappen Spåra ändringar är
avaktiverad innan du stänger dokumentet.
Spara som PDF
För säkerhets skull skulle jag inte publicera MS Office
dokument på ett Intranät (eller Internet) utan jag rekommenderar att man sparar
dokument som skall publiceras i Adobes PDF format i stället.
Det finns ju mer dold information som följer med i Word,
Excel och PowerPoint dokument . . . Författare till exempel, mer om det
nästa gång.
//Anna-Karin Petrusson
DataPortföljen
Anna-Karin Petrusson håller seminariet "Vad är nytt i Office 2013?" hos oss på Informator i Göteborg den 28 februari. Välkommen!
1 kommentarer :
Nice article. New to Addhunters? It’s incredibly easy to become a member of our community, and FREE to list your classified ads to interact with all members. Every day, hundreds of listings get listed for free by our Addhunters members. You can always upgrade your membership and get ahead of the crowd. With Addhunters you’re going to benefit from our international usages!Items listed on Add Hunters include electronics, pets, cars and, vehicles and other categories including land and property. The categories with the highest volume on the site are vehicles and property. For more details please visit our web site www.addhunters.com luxary cars
SvaraSkicka en kommentar
Trevligt att du vill dela med dig av dina åsikter! Tänk på att hålla på "Netiketten" och använda vårdat språk.